前言
从去年12月至今,经历了公司实习的繁忙、个人计划的一再搁置,以及小队伍合作的杂乱无章,促使我开始探索用清单进行时间管理,并为此花费了大量的业余时间。在这个过程中,也阅读了相当多的教程与书籍,但仍是难得要领。不能说那些前辈们的总结不好,只是因为,前辈们的层次水平过高,维度过高,导致论道而轻术。但对于一个新手,更合理的学习过程应该是,由术至道,学术而思道,基于这些原因,促使我写下了本文。
为什么要进行时间管理
1. 释放记忆力
我们先以三个不同的场景枚举一下,我们有多少事件需要记忆,以我的职业--程序员为例:
公司
与产品妹子对接需求细节。
参加周例会。
完成XX模块的开发。
跟进同事项目开发进度。
与老同学聚餐。
交纳水电费。
为太太准备结婚纪念日礼物。
带全家人去海南岛旅游。
个人
完成“如何用清单进行时间管理”博客编写。
阅读“Unix编程艺术”。
学习Go语言并发原理。
用“多邻国app”学习半小时英语。
如上所见,每个场景各举了4个事件作为例子。而事实上,在真正的生活中是,时间量是远大于4个的。
如果没有一个合理的体系,光是靠大脑记忆,我想首先是靠不住的,而且也很低效。
2. 提高执行力
写文章的时候,如果我们有一个大纲,执行力会不会提高?
写代码的时候,如果架构、模块已经确定,执行力会不会提高?
完成一件事的时候,如果下一步该做的事项,都已经规划明确,执行力会不会提高?
如果时间是我们要写的文章,我想,清单就是这个大纲!
在使用清单之前,我们常常是想到什么做什么,缺少明确的规划,并且难以做到只专注于一件事。
那么,我们可以用清单管理我们的任务、规划我们的时间,在同一时刻,只做一件事,这样,既减轻了大脑了压力,又提升了效率,何乐而不为呢?
清单内的基本元素
我们把生活中的所谓的事件,按照其类型进行抽象定义:
2分钟行动:两分钟内可以完成,应该立即去做的事
打一个电话
倒杯水
项目:需要多个步骤,并且需要多部门或多人协调的事情
召开PM例会
发起需求评审会议
任务:由多个行动组成,和项目的区别是:任务都是自己要解决的事
将体重减少20斤
实现一个开源日志库
行动:可以直接去做的事
去豆瓣查找golang并发编程相关的评分高的书籍
去操场跑1000米
等待别人完成的事:这个别人,并不一定是人,也可以是一个事件
车票报销下发
域名审核通过
特定时间做的事
晚上下班时去XX水果店买两斤苹果
周五下午5点去XX会议室参加周例会
不能行动的任务
垃圾:在收集的时候就要过滤掉
有用:放到将来某时清单
我的清单分类
分类不是一件容易的事。这是我在清单系统搭建的过程中,说过的频率最高的话。
分类,几乎涉及着我们生活的各个方面:
超市物品分类
图书馆书籍分类
电脑文件夹分类
书签分类
诸如此类,数不胜数。
而且,每个人的分类维度不同、思维方式不同、职业性质不同、人生目标不同等等,因此没有绝对通用的分类。即便是同一个人的不同时期,分类也会不同。
但有两个类别是可以通用的:
inbox 收集箱
任何的分类,都要经历收集的过程,而收集进来的第一站,就是放入收集箱。再从收集箱向不同类别进行转移。
other 其它类别
世界上没有绝对的分类,总有一些事务是我们难以一时进行分类的。
举个低俗的例子,比如我们把人用男人和女人两个类别来进行分类。那么,当李莲英需要被我们加入列表时,该放到哪里呢,我想,我们应该增加一个“太监”类别。那,双性人呢?泰国人妖呢?又该如何分类呢?继续加类别吗?
我们在建立分类之初,就应该接受一个观点“没有绝对的分类”。在这个基础之上,我们的类别里,应该加设other,也就是其它类别。当类别模糊难以确定时,我们将其加入其它类别即可,不必拘泥于细节。
分类是手段,不是目的,如果在此之上花费时间过多,便是首末倒置,得不偿失了。
下面介绍一下,我个人的分类,给大家以参考。
收集箱
如上所说,收集箱是所有任务进入清单的第一站,需要定期的对收集箱进行整理清空。
日程表
只放固定时间需要做的事。
行动清单
已确定要做的行动,放在这里。放入时,要列好优先级,截止时间点。
项目清单(文件夹)
里面放多个固定场景的行动清单。
比如,XX开发项目进度管理清单,相关的行动有许多,并且是多人合作的项目,清单需要与伙伴共享,那么这个清单就适合与行动清单互相独立。
习惯养成
我们有一些行动是循环往复的,比如:
每晚背半小时单词
每周末进行清单整理
这些行动按照定义是可以放入行动清单的,但是放入就等同于常驻,会对我们行动清单的使用造成不必要的干扰。因此,设置一个习惯养成清单,专门放重复循环的行动。
重要日子
我们一年中有很多日子是比较重要的,亲人的生日,结婚纪念日,等等。
我特意开出一个清单,用来放这些重要日子的提醒。从此,再也不会忘记重要日子的到来。
将来也许
我们日常生活中,会时常冒出一些想法,例如:
想开发一个某某软件
想读某本书
以后要去参加一场王杰的演唱会
某某项目的实现方式有问题,可以如何改进
想换一台新电脑
以上这些item,并不见得一定会做,但也并等于一定就不过,因此我们需要将其记录。
如果一个行动,并不确定自己是否做,就将其放入将来也许清单。
当自己有空闲时间时,也可以从将来也许清单里找事做。从此告别无事可做的状态,活的充实。
总的来说,将来也许等同于,灵感清单、待做清单、愿望清单。
关于工具的选择
我对工具的态度是:
心中有剑竹子亦可当剑,不必拘泥于形式。
空手难胜白刃,不必拘泥于第一条。
磨刀不误砍柴工,要重视工具但不能被工具限制。
我目前使用的是滴答清单的高级版,觉得很不错,大家有兴趣可以试试。免费版本也是能够满足基本的使用的,只是会对清单的数量有所限制以及限制一些其他的功能。
国人普遍对于应用付费比较抗拒,我也不例外,坦白说,滴答清单是我付费的第一个软件,在此之后,我又付费了印象笔记标准版和马克飞象。我想,我的时间最珍贵,如果一百多块钱,可以让我的效率提升1%,那也是划算的。
因此,当遇到这种情况时,问问自己,是否真的有用?是否消费的起?如果是,就不要对自己太抠了。
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